Bonnen en facturen overzichtelijk bewaren
Maak zakelijke documenten terugvindbaar en begrijp waarom een losse bankbetaling geen volledige administratie vormt.
Een document bewaren is pas nuttig als je het later kunt terugvinden en begrijpen. Kies daarom een vaste indeling en leg het verband met de zakelijke uitgave of opdracht vast.
Bewaar documenten in bruikbare vorm
De Belastingdienst vraagt facturen te bewaren zoals je ze ontvangt of verstuurt. Een digitale factuur bewaar je digitaal. Voor scans gelden voorwaarden, waaronder een volledige weergave en behoud van relevante echtheidskenmerken. Alleen een onleesbare foto is dus niet genoeg.
Maak terugzoeken eenvoudig
Gebruik herkenbare bestandsnamen, bijvoorbeeld datum, leverancier en factuurnummer. Noteer bij een onduidelijke bon direct het zakelijke doel. Bewaar bij een project ook de bijbehorende afspraken, zodat je later niet hoeft te reconstrueren waarom een bedrag is betaald.
Let op bewaartermijnen en toegang
Voor facturen geldt doorgaans zeven jaar bewaarplicht; onder meer facturen over onroerende zaken en bepaalde eenloketregelingen kennen tien jaar. Controleer welke termijn voor jouw stukken geldt. Zorg ook dat je documenten toegankelijk blijven wanneer je van software wisselt.
Test af en toe je eigen systeem
Kies een oudere betaling en probeer de factuur erbij te vinden. Lukt dat snel en kun je het bestand openen? Controleer ook je back-up. Alleen synchronisatie is niet altijd voldoende bescherming tegen per ongeluk verwijderen.
Bronnen en actualiteit
Bronnen geraadpleegd op . Deze uitleg is algemeen. Controleer bij fiscale of verzekeringskeuzes de actuele voorwaarden en regels voor jouw situatie.